Correspondentie - RelatieBeheer (3iDOSSIER) .

Wat is 3iDOSSIER ?

Binnen veel organisaties is het up-to-date houden van klantendossiers een van de meest belangrijke activiteiten. Het aantal brieven, faxen, memo's, notities, enz. wordt steeds groter. Hiervoor worden door individuele medewerkers diverse softwarepakketten gebruikt.
Gevolg is, dat er allerlei subadministraties ontstaan en gegevensbestanden overal verspreid raken. Door de eigen naamgeving van bestanden en documenten wordt het hergebruiken van informatie en het terugvinden van documenten steeds "Persoonsafhankelijker". Dit gaat ten koste van de herkenbaarheid van het overzicht.
In samenwerking met een aantal kleine en middelgrote bedrijven heeft 3i Systemen op basis van Lotus Notes de applicatie 3iDOSSIER ontwikkeld. Door te kiezen voor Lotus Notes wordt een goede basis gelegd voor het aanmaken, opslaan, organiseren, mobiliseren en delen van informatie.

• Alle informatie van klanten, contactpersonen, correspondentie en interne notities worden in 3iDOSSIER aangemaakt en opgenomen;
• Organisaties kunnen met 3iDOSSIER sneller reageren op klantvragen doordat de actuele gegevens direct beschibaar zijn voor de juiste personen en op de juiste plaats;
• 3iDOSSIER vervangt de papieren correspondentie door elektronische dossiers.

De werkwijze is heel eenvoudig.

In het betreffende "formulier" zijn de identificatiegegevens vastgelegd. Vervolgens start elke actie voor het maken van brief, fax, notities bij de relatie-contactpersoon. Met de actieknop "Brief" wordt er een document klaargezet waarin alleen nog de variabele inhoudelijke gegevens hoeven te worden ingevuld. De applicatie zorgt voor de identificatiegegevens met de juiste naam in de juiste huisstijl en voor centrale opslag in de correspondentiedatabase.

3iDOSSIER bestaat uit:

• Relatiebeheer; Notes database met de bedrijfsprofielen en contactpersonen voor het aanmaken en beheren van uw relatiegegevens. Van hieruit wordt het aanmaken van de correspondentie opgestart.
• Correspondentiebeheer; Notes database voor het beheren van de uitgaande en interne correspondentie (brieven, faxen, notities, verslagen e.d.).
• Tekstenbibliotheek; Notes database voor het aanmaken en beheren van standaardteksten die in de documenten kunnen worden gebruikt.

Voordelen van 3iDOSSIER:

• Een tijdsbesparing van 0,5 uur per dag of meer bij repeterende handelingen voor het invoeren van:

1. NAW-gegevens, referenties, ondertekening;
2. Standaardteksten;
3. De juiste naamgeving op de juiste plaats.

• Snel terugvinden van informatie (ook als deze is ingevoerd door collega's) door:  

1. Hiërarchische overzichten op bedrijfsnaam, nummer, datum, auteur enz.;
2. Zoekfuncties, inclusief "full-text retreival" (zoeken op woorden in de documenten).

• Naast Notes-documenten kunnen in de dossiers ook andere documenten worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Office files (Excel, Word, etc.).
• Minder papieren archief.
• Kwaliteitsverbeteringen door eenduidige en uniforme werkwijze en huisstijl.
• Gebruiksvriendelijk: "De gebruikers willen na 3 weken niet meer anders werken"

Kenmerken van 3iDOSSIER:

• De databases van 3iDOSSIER werken onderling samen en sluiten naadloos aan op de Email en agenda functies van Lotus Notes.
• Efficiente werkwijze door:

1. Automatische invulling van identificatiegegevens (NAW, referentienummer, kenmerk, datum, ondertekening).
2. Gebruiken van templates en zelfgemaakte standaardteksten.
3. Centrale opslag met automatische naamgeving.
4. beheer van documenten in orgineel bestandsformaat.
5. Volledige tekstindexering.
6. Elektronisch distribueren en raadplegen van de documeneten via het netwerk.

• Mailmerges/acties:

1. Aanmaken van brieven met dezelfde inhoud naar meerdere bedrijven.
2. Opvolgen van deze brieven.

• Mobiel werken; overal ter wereld werken met gesynchroniseerde data.

En verder is 3iDOSSIER:

• Gebaseerd op onze Lotus Notes applicaties 3iCIMS Relatie- en Correspondentie beheer.
• Volledige volgens uw bedrijfssituatie ingericht voor Lay-out, beveiligd en specifiek wensen.
• Meegroeien met uw organisatie en uit te breiden met 3iCIMS  en andere applicaties.
• Geďntegreerd met Lotus Notes van IBM, dč wereldstandaard voor o.a. mail en agenda.

Overige Applicaties.

Welke applicaties levert 3i Systemen nog meer?

Naast de 3i CIMS applicaties heeft 3i Systemen nog meer applicaties. Een overzicht hiervan vindt u hieronder. Het is natuurlijk ook mogelijk om een applicatie te laten ontwerpen en implementeren, door 3i Systemen.

3i Applicaties op basis van Lotus Notes®

• 3iDOSSIER (Correspondentiebeheer en Relatiebeheer).
• Offertebeheer, specificaties, calculaties, versies.
• Projectbeheer, offertes, specificaties, orders.
• Kennisbibliotheken voor productdata (commercieel en technisch), standaardteksten.  
• Databases voor QA documenten, Instructies, CE dossier .
  (meertalig uitvoeringen). 
• Database vertalingen.   
• Database voor chemische productspecificaties en toepassingen.
• Bedrijfsspecifieke database.
• Helpdesk en opleiding.